Информационные технологии электронного офиса. Офисные информационные технологии


1. Электронный офис

33

1.1 Информационная технология автоматизированного офиса

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используя их совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение информацией менеджеров.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним миром.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются менджерами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудио-почта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, копировальные аппараты и другие средства оргтехники.

1.2 Развитие офисной автоматизации: от традиционного офиса к производственному и электронному

В последние десятилетия в России при решении вопросов автоматизации организационно-экономического управления активно используется термин “офис”.

Понятие офиса имеет материальный и организационный аспекты. В первом случае имеются в виду помещения и оборудование, во втором – формы и структура управления. Офис может быть самостоятельным учреждением либо он входит в более крупную организационную структуру. Особенность работы офиса заключается в том, что он является не только источником конечных информационных услуг, но и источником решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов. Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для клиента, офис – это информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее информационные ресурсы в информационные продукты.

Использование компьютерной и иной организационной техники в офисе прошло несколько этапов: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис – это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей.

Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее строгой формализацией, более жестким распределением функций среди сотрудников. В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных и проч.

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. К основным функциям и средствам электронного офиса относятся: прием документов, их контроль и оформление; обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между базами данных; автоматизация контроля за документоведением; организация электронного документооборота; информационная поддержка принятия решения; работа с автоматизированными информационными системами; участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа и др.

Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и компьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

studfiles.net

ОФИСНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ — Мегаобучалка

 

Управляемое с помощью информационной технологии предприятие связано информационными потоками с внешним миром, и принять оптимальное решение без их учета невозможно. Поэтому информационный (смысловой) обмен между людьми, как в рамках предприятия, так и за его пределами происходит очень интенсивно.

На современный офис (так называют службу управления предприятием) обрушивается колоссальный поток информации. Причем, с каждым годом его объем заметно возрастает. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений - электронных писем, факсов, голосовых сообщений. В последнее время к этому добавились еще и видеофрагменты, пересылаемые с помощью электронных средств связи.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени зависит от того, насколько его сотрудникам удастся, во-первых, осмысливать и упорядочивать входящую информацию, а во-вторых, оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения обеих проблем крайне желательно использовать технологию, благодаря которой можно было бы обращать внимание только на содержание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы - будь то факс, электронное письмо или голосовое сообщение. Так родилась идея создания единой среды обмена сообщениями (unified messaging) [23]. В майском номере журнала Windows NT Magazine за 1997 год приводится следующее её определение:„Вся входящая информация - голосовые и факсимильные сообщения и электронные письма (возможно, с вложениями) - попадает в один и тот же входной почтовый ящик. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя настольный компьютер, телефон или переносной компьютер. С помощью компьютера пользователь может рассмотреть список полученных сообщений и краткие аннотации. Щелкнув мышью на нужном сообщении, можно просмотреть или прослушать его независимо от того, в какой форме оно поступило. С другой стороны, с помощью телефона, пользователь получает возможность прослушать голосовые сообщения, переслать факсы на находящийся по близости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо переслать туда же по факсу, либо прослушать в голосовом виде“.

Еще раз подчеркнем главное: во-первых, при работе в единой среде обмена сообщениями их физическая форма оказывается почти полностью скрытой от пользователя, что дает ему возможность полностью сосредоточиться на содержании; во-вторых, пользователь всегда может ознакомиться с любыми поступившими на его имя сообщениями, независимо от формы сообщений, своего местонахождения и времени суток, причем для этого требуются минимальные технические средства.

В своем развитии офисная информационная технология уже прошла три этапа.

Сначала офисные системы обмена сообщениями разных видов существовали независимо друг от друга: факсы приходили на факсимильный аппарат, электронные письма обрабатывались почтовой программой, а для работы с голосовой почтой использовался обычный телефонный аппарат (рис.7.10).

Ошибка! Ошибка связи.

 

Рис. 7.10. Раздельная обработка сообщений

 

Потом людям надоел не слишком дружественный телефонный интерфейс, и для взаимодействия с системой голосовой почты был приспособлен компьютер. Пользователи получили возможность видеть на экране список голосовых сообщений, прослушивать избранные сообщения, тут же надиктовывать ответ и т.д., - в общем, с голосовыми сообщениями работать стало также удобно, как с электронными письмами. И все же, с точки зрения структуры, системы обмена сообщениями разных типов оставались разъединенными. В частности, при работе с такими программами оказалось невозможным выдавать на экран единый список сообщений, также отсутствовали какие бы то ни было „мостики“ между сообщениями разных типов.

Первые попытки объединить сообщения разных форм были основаны на той мысли, что оцифрованное голосовое сообщение, хранимое в системе голосовой почты, в принципе ничем не отличается от оцифрованного факсимильного сообщения или электронного письма, поэтому, несколько видоизменив клиентское программное обеспечение для работы с системой электронной почты, можно заставить его выдавать на экран единый список сообщений, независимо от того, в какой форме они были получены. При этом сами хранилища сообщений никак не затрагиваются, они продолжают оставаться разделенными.

При таком подходе часто бывает необходимо, чтобы в базе данных электронных писем имелись записи, соответствующие голосовым и факсимильным сообщениям; при этом сами сообщения хранятся отдельно и управление соответствующими базами данных осуществляется независимо от почтовой базы. Так возникает задача синхронизации баз, в процессе решения которой могут возникнуть дополнительные трудности. Кроме того, системному администратору приходится управлять несколькими базами по отдельности. Наконец, даже при этом, более совершенном подходе „мостики“ между сообщениями разных типов оказываются за кадром (рис.7.11).

 

Ошибка! Ошибка связи.

 

Рис. 7.11. Единый интерфейс пользователя при раздельном хранении и обработке

 

И вот совсем недавно (в 1997 году) появились системы, в которых все сообщения, независимо от их формы, хранятся в единой базе данных (рис.7.12). Обычно такие системы представляют собой надстройку над программой электронной почты или системой поддержки коллективной работы (groupware), обеспечивающую интеграцию сообщений разных типов в готовую систему обмена сообщениями. В частности, существуют программы, организующие единую среду обмена сообщениями на базе Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell GroupWise. При этом управление базой сообщений осуществляется средствами той программы, на которой базируется надстройка unified messaging. Кроме всего прочего, в этом случае значительно удобнее осуществлять преобразование между разными типами сообщений.

Несколько слов о программно - аппаратной части unified messaging.

Пока в качестве аппаратной базы для систем голосовой почты использовались учрежденческие АТС, то есть большие закрытые системы, всегда существовала проблема обмена информацией между вычислительной и телефонной сетью; не наладив такой обмен, единую среду обмена сообщениями построить нельзя.

 

 

Ошибка! Ошибка связи.

 

Рис. 7.12. Единая среда обмена сообщениями

 

Ситуация значительно упростилась с появлением компьютерно-телефонного оборудования на базе открытых стандартов - плат расширения для компьютера, из которых, как из детского конструктора, можно строить большие и достаточно интеллектуальные системы. Системы, построенные на базе плат компьютерной телефонии, работают под управлением обычных компьютерных программ, написанных на языке высокого уровня, поэтому получить от них необходимую информацию оказывается куда легче.

Компания Octel Communications предлагает своим клиентам программу Unified Messenger, представляющую собой „надстройку“ над системой Microsoft Exchange, благодаря которой все голосовые сообщения попадают в Exchange Inbox. Данный продукт обеспечивает единое управление электронными письмами и голосовой почтой. Тип сообщения (голосовой фрагмент или электронное письмо) указывается в поле заголовка. Как и другие современные продукты, Octel Unified Messenger позволяет знакомиться с содержанием голосовых сообщений и электронных писем в дистанционном режиме, с использованием компьютера или телефона. В последнем случае (чтение электронного письма по телефону) в игру вступает преобразование „текст - речь“. Получатель может немедленно дать голосовой ответ на письмо, не вешая трубку. Записанный речевой фрагмент будет тут же переправлен отправителю электронного письма.

При работе с Octel Unified Messenger для хранения всех сообщений, независимо от их типа, используется Exchange Server. В целом в архитектуре можно выделить следующие основные компоненты: Exchange Server, Octel Server, клиентское программное обеспечение для рабочих станций, линии связи в учрежденческой АТС. Адресация всех сообщений осуществляется через каталог Exchange Server, поэтому нет необходимости следить за актуальностью адресов во всех каталогах, имеющихся в сети: изменения в каталоге одного из серверов автоматически влекут за собой изменения во всех прочих каталогах. Аналогичным образом использование Exchange Server в качестве единого хранилища значительно упрощает выполнение административных задач.

Еще одна характерная черта Octel Unified Messenger - высокая степень масштабируемости системы. По мере необходимости в сети можно устанавливать новые серверы Exchange и Octel Server, увеличивая тем самым количество обслуживаемых пользователей.

Как следует из вышесказанного, Octel Unified Messenger - это единая среда обмена сообщениями третьего поколения, где все сообщения содержатся в одном и том же хранилище.

 

megaobuchalka.ru

Офисные информационные технологии Информационные

> Офисные информационные технологии Офисные информационные технологии

>Информационные технологии (ИТ) – операции над данными и информацией – хранение, обработка, передача Информационные технологии (ИТ) – операции над данными и информацией – хранение, обработка, передача или обмен.

> Свойства информационных технологий позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества позволяют Свойства информационных технологий позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы

>являются важными элементами других более сложных производственных или же социальных процессов. играют важную роль являются важными элементами других более сложных производственных или же социальных процессов. играют важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации.

>занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры. играют занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры. играют ключевую роль также и в процессах получения и накопления новых знаний. их использование может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечества

> Информационная система – набор аппаратно-программных комплексов и разнообразных ресурсов-обеспечений, служащих определенным Информационная система – набор аппаратно-программных комплексов и разнообразных ресурсов-обеспечений, служащих определенным информационным и управленческим целям

>Термин Информатика возник в 60 -х гг. во Франции для названия области, занимающейся Термин Информатика возник в 60 -х гг. во Франции для названия области, занимающейся автоматизированной обработкой информации с помощью ЭВМ В англоязычных странах этому термину соответствует – computer science (наука о компьютерной технике)

> Инфоpматика — это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и Инфоpматика — это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также закономерности и методы её создания, хранения, поиска, преобразования, передачи и применения в различных сферах человеческой деятельности.

>Информатика - наука, изучающая способы автоматизированного создания, хранения, обработки, использования, передачи и Информатика - наука, изучающая способы автоматизированного создания, хранения, обработки, использования, передачи и защиты информации Информация- набор символов, графических образов или звуковых сигналов, несущих определенную смысловую нагрузку

> Структура информатики как отрасли, науки и прикладной дисциплины Информатика Структура информатики как отрасли, науки и прикладной дисциплины Информатика Технические Программные Алгоритмические средства Hardware Software Brainware Отрасль народного Фундаментальная Прикладная хозяйства наука дисциплина

>Отрасль народного Фундаментальная Прикладная хозяйства наука дисциплина üПроизводство Отрасль народного Фундаментальная Прикладная хозяйства наука дисциплина üПроизводство üМетодология üИзучение технических создания закономерностей в средств информационного информационных обеспечения процессах üПроизводство программного üТеория üСоздание обеспечения информационных систем и моделей üРазработка коммуникаций технологий обработки üРазработка информации информационных систем и технологий

>Функция информатики – разработка методов и средств преобразования информации и их использовании в организации Функция информатики – разработка методов и средств преобразования информации и их использовании в организации технологического процесса обработки информации

> Задачи информатики 1. Исследование информационных процессов любой природы 2. Разработка технических Задачи информатики 1. Исследование информационных процессов любой природы 2. Разработка технических средств и новых технологий обработки информации на основе результатов исследования информационных процессов 3. Решение научных и инженерных проблем создания, внедрения и эффективного использования компьютерной техники и технологий для решения прикладных задач

>Основной ресурс информатики – информация Информация (от лат. разъяснение, осведомление, изложение) Информация – Основной ресурс информатики – информация Информация (от лат. разъяснение, осведомление, изложение) Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, полноты знаний

>Информация – это некоторая упорядоченная последовательность сообщений, отражающих, передающих и увеличивающих наши Информация – это некоторая упорядоченная последовательность сообщений, отражающих, передающих и увеличивающих наши знания. Информация актуализируется с помощью различной формы сообщений – определенного вида сигналов, символов.

>Основные свойства информации: полнота; актуальность; адекватность; понятность; достоверность; массовость; устойчивость; Основные свойства информации: полнота; актуальность; адекватность; понятность; достоверность; массовость; устойчивость; ценность и др.

>Адекватность информации – это предельный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному Адекватность информации – это предельный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т. п.

> Информация классифицируется 1. по отношению к источнику или приемнику входная Информация классифицируется 1. по отношению к источнику или приемнику входная выходная внутренняя.

>2. По отношению к конечному результату: - исходная, промежуточная и результирующая. 3. По 2. По отношению к конечному результату: - исходная, промежуточная и результирующая. 3. По ее изменчивости: - постоянная, переменная и смешанная.

>4. по стадии ее использования: - первичная и вторичная. 5. по ее 4. по стадии ее использования: - первичная и вторичная. 5. по ее полноте: избыточная, достаточная и недостаточная. 6. по доступу к ней: - открытая и закрытая.

> 4 подхода к определению понятия информация 1. Количественный (синтаксический) информация - 4 подхода к определению понятия информация 1. Количественный (синтаксический) информация - это любое сообщение, любая (произвольная) последовательность символов 2. Семантический (смысловой) информация – смысл сообщения, полученный в результате его интерпретации.

>3. Прагматический информация – сообщение, которое имеет ценность, значимость для субъекта Информация, не 3. Прагматический информация – сообщение, которое имеет ценность, значимость для субъекта Информация, не обладающая ценностью, называется тривиальной 4. Статистический информация – сообщение о состоянии системы, уменьшающее неопределенность знаний о ней

>Для измерения информации вводятся параметры: - количество информации I - объем данных VД Для измерения информации вводятся параметры: - количество информации I - объем данных VД

> Меры информации Синтаксическая Семантическая Прагматическая Объем данных Меры информации Синтаксическая Семантическая Прагматическая Объем данных VД Ценность использования Iс Количество информации I

> Синтаксическая мера информации Объем данных VД в сообщении измеряется количеством символов (разрядов) Синтаксическая мера информации Объем данных VД в сообщении измеряется количеством символов (разрядов) в этом сообщении Двоичная система счисления: единица измерения – бит (bit – binary digit – двоичный разряд), байт – 8 бит Десятичная система счисления: единица измерения – дит (десятичный разряд)

> Количество информации I на синтаксическом уровне определим с помощью понятия неопределенность Количество информации I на синтаксическом уровне определим с помощью понятия неопределенность состояния системы - энтропия системы

> - некоторая система Н( ) – мера неосведомленности (неопределенности) о системе Н ( - некоторая система Н( ) – мера неосведомленности (неопределенности) о системе Н ( ) – неопределенность состояния системы после получения сообщения I ( ) – количество информации о системе, полученной в сообщении (уменьшение неопределенности состояния системы) I ( ) = Н( ) - Н ( )

>Энтропия системы может рассматриваться как мера недостающей информации Энтропия системы Н( ), имеющая N Энтропия системы может рассматриваться как мера недостающей информации Энтропия системы Н( ), имеющая N возможных состояний по формуле Шеннона Pi –вероятность того, что система находится в i-м состоянии

> Семантическая мера измерения информации Для измерения смыслового содержания информации используется понятие Семантическая мера измерения информации Для измерения смыслового содержания информации используется понятие тезаурус пользователя Тезаурус – совокупность сведений, которыми располагает пользователь или система

>Количество семантической информации Iс потребитель приобретает когда поступающая информация ему понятна и несет ему Количество семантической информации Iс потребитель приобретает когда поступающая информация ему понятна и несет ему новые сведения (их нет в его тезаурусе Sp) Iс =f(Sp ) Sp опт Sp

> Прагматическая мера информации Прагматическая мера определяет полезность информации (ценность) для достижения пользователем Прагматическая мера информации Прагматическая мера определяет полезность информации (ценность) для достижения пользователем поставленной цели Например, в экономической системе ценность информации можно определить приростом экономического эффекта функционирования от использования этой информации для управления системой

> Потребительские показатели качества информации 1. Репрезентативность – правильность отбора и формирования Потребительские показатели качества информации 1. Репрезентативность – правильность отбора и формирования информации для адекватного отражения свойств объекта 2. Содержательность – отражение семантической емкости информации 3. Полнота – минимальный, но достаточный для принятия решения набор показателей

>4. Актуальность – степень сохранения ценности информации в момент ее использования 5. Своевременность – 4. Актуальность – степень сохранения ценности информации в момент ее использования 5. Своевременность – поступление информации не позже установленного времени для решения данной задачи 6. Точность – степень близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления

>7. Достоверность – отражение реально существующих объектов с необходимой точностью 8. Устойчивость – способность 7. Достоверность – отражение реально существующих объектов с необходимой точностью 8. Устойчивость – способность реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точности

>Экономическая информация – совокупность сведений, отражающих социально- экономические процессы и служащих для управления этими Экономическая информация – совокупность сведений, отражающих социально- экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере Экономическая информация – это информация, которая возникает при подготовке и в процессе производственно- хозяйственной деятельности для управления этой деятельностью

>На уровне предприятия экономическую информацию представляют: üТехнические характеристики средств производства; üОписание технологии и условий На уровне предприятия экономическую информацию представляют: üТехнические характеристики средств производства; üОписание технологии и условий производства; üЦены, объемы спроса; üСведения об оборотных средствах; üСведения о кадровом составе; üНормативные документы и т. п.

> Виды экономической информации 1. Входящая 2. Нормативно-справочная 3. Учетная 4. Прогнозная и плановая Виды экономической информации 1. Входящая 2. Нормативно-справочная 3. Учетная 4. Прогнозная и плановая информация 5. Оперативная 6. Отчетная

> Входная Первичная: Внешняя ставка рефинансирования, Директивная: Входная Первичная: Внешняя ставка рефинансирования, Директивная: Осведомляющая: объем активов и налоги, от вышестоящих пассивов, кредитов планы, организаций и и депозитов, нормы задания, предприятий, выплат по ним и т. д. выделенные связанных с лимиты и т. д объектом управления

>Нормативно-справочная информация (более 60 % всей информации предприятия) üТрудовые нормативы, расчетные Нормативно-справочная информация (более 60 % всей информации предприятия) üТрудовые нормативы, расчетные коэффициенты, номенклатурные справочники и т. д üХарактеризуется стабильностью, организована в большие массивы

> Учетная информация Относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим Учетная информация Относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям: данные о фактическом выпуске продукции, стоимости, номенклатуры, затратах, начисленной заработной плате и т. д. üОписывает свершившиеся процессы и реально существующие условия üТребует первоочередной автоматизации

> Прогнозная и плановая информация üНа основе справочно-нормативной и учетной информации производится регулирование, анализ, Прогнозная и плановая информация üНа основе справочно-нормативной и учетной информации производится регулирование, анализ, прогнозирование и др. üОкончательный итог обработки – получение выходных данных (отчетов)

>Характеристики экономической информации 1. Корректность – форма и содержание обеспечивают однозначное восприятие информации всеми Характеристики экономической информации 1. Корректность – форма и содержание обеспечивают однозначное восприятие информации всеми потребителями 2. Ценность – степень способствования достижению целей и задач потребителя информации 3. Достоверность – связь содержательной стороны информации с реальным состоянием объекта

>4. Точность – мера удаленности (близости) информации об объекте с реальным состоянием объекта 5. 4. Точность – мера удаленности (близости) информации об объекте с реальным состоянием объекта 5. Актуальность – соответствие реальному состоянию объекта в данный момент времени 6. Полнота – отражение достаточности или недостаточности для принятия решения

present5.com

Офисные информационные технологии - online presentation

1. Офисные информационные технологии

Офисные информационны е технологииИнформационные технологии (ИТ) – операции над данными и информацией – хранение, обработка, передача или обмен.

3. Свойства информационных технологий

позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессыявляются важными элементами других более сложных производственных или же социальных процессов. играют важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации.занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры. играют ключевую роль также и в процессах получения и накопления новых знаний. их использование может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечестваИнформационная система – набор аппаратно-программных комплексов и разнообразных ресурсов-обеспечений, служащих определенным информационным и управленческим целямТермин Информатика возник в 60-х гг. во Франции для названия области, занимающейся автоматизированной обработкой информации с помощью ЭВМ В англоязычных странах этому термину соответствует – computer science (наука о компьютерной технике)

9. Инфоpматика — это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также з

Инфоpматика — это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также закономерности и методы её создания, хранения, поиска, преобразования, передачи и применения в различных сферах человеческой деятельности.Информатика - наука, изучающая способы автоматизированного создания, хранения, обработки, использования, передачи и защиты информации Информация- набор символов, графических образов или звуковых сигналов, несущих определенную смысловую нагрузкуСтруктура информатики как отрасли, науки и прикладной дисциплины Информатика Технические Программные Алгоритмические средства средства средства Hardware Отрасль народного хозяйства Software Фундаментальная наука Brainware Прикладная дисциплинаОтрасль народного хозяйства Производство технических средств Производство программного обеспечения Разработка технологий обработки информации Фундаментальная наука Прикладная дисциплина Методология создания информационного обеспечения Изучение закономерностей в информационных процессах Теория информационных систем и технологий Создание информационных моделей коммуникаций Разработка информационных систем и технологийФункция информатики – разработка методов и средств преобразования информации и их использовании в организации технологического процесса обработки информацииЗадачи информатики 1. Исследование информационных процессов любой природы 2. Разработка технических средств и новых технологий обработки информации на основе результатов исследования информационных процессов 3. Решение научных и инженерных проблем создания, внедрения и эффективного использования компьютерной техники и технологий для решения прикладных задачОсновной ресурс информатики – информация Информация (от лат. разъяснение, осведомление, изложение) Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, полноты знанийИнформация – это некоторая упорядоченная последовательность сообщений, отражающих, передающих и увеличивающих наши знания. Информация актуализируется с помощью различной формы сообщений – определенного вида сигналов, символов.

17. Основные свойства информации: полнота; актуальность; адекватность; понятность; достоверность; массовость; устойчивость; ценность и др.

Адекватность информации – это предельный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т. п.

19. Информация классифицируется 1. по отношению к источнику или приемнику входная выходная внутренняя.

2. По отношению к конечному результату: - исходная, промежуточная и результирующая. 3. По ее изменчивости: - постоянная, переменная и смешанная.4. по стадии ее использования: - первичная и вторичная. 5. по ее полноте: избыточная, достаточная и недостаточная. 6.по доступу к ней: - открытая и закрытая.4 подхода к определению понятия информация 1. Количественный (синтаксический) информация - это любое сообщение, любая (произвольная) последовательность символов 2.Семантический (смысловой) информация – смысл сообщения, полученный в результате его интерпретации.3. Прагматический информация – сообщение, которое имеет ценность, значимость для субъекта Информация, не обладающая ценностью, называется тривиальной 4. Статистический информация – сообщение о состоянии системы, уменьшающее неопределенность знаний о нейДля измерения информации вводятся параметры: - количество информации I - объем данных VДМеры информации Синтаксическая Семантическая Прагматическая Объем данных VД Количество информации I Ценность использования Iс Количество информации I Синтаксическая мера информации Объем данных VД в сообщении измеряется количеством символов (разрядов) в этом сообщении Двоичная система счисления: единица измерения – бит (bit – binary digit – двоичный разряд), байт – 8 бит Десятичная система счисления: единица измерения – дит (десятичный разряд)Количество информации I на синтаксическом уровне определим с помощью понятия неопределенность состояния системы энтропия системы- некоторая система Н( ) – мера неосведомленности (неопределенности) о системе Н ( ) – неопределенность состояния системы после получения сообщения I ( ) – количество информации о системе, полученной в сообщении (уменьшение неопределенности состояния системы) I ( ) = Н( ) - Н ( )Энтропия системы может рассматриваться как мера недостающей информации Энтропия системы Н( ), имеющая N возможных состояний по формуле Шеннона n Н ( ) P i log P i i 1 Pi –вероятность того, что система находится в i-м состоянииСемантическая мера измерения информации Для измерения смыслового содержания информации используется понятие тезаурус пользователя Тезаурус – совокупность сведений, которыми располагает пользователь или системаКоличество семантической информации Iс потребитель приобретает когда поступающая информация ему понятна и несет ему новые сведения (их нет в его тезаурусе Sp) Iс Iс =f(Sp ) Sp опт SpПрагматическая мера информации Прагматическая мера определяет полезность информации (ценность) для достижения пользователем поставленной цели Например, в экономической системе ценность информации можно определить приростом экономического эффекта функционирования от использования этой информации для управления системойПотребительские показатели качества информации 1. Репрезентативность – правильность отбора и формирования информации для адекватного отражения свойств объекта 2. Содержательность – отражение семантической емкости информации 3. Полнота – минимальный, но достаточный для принятия решения набор показателей4. Актуальность – степень сохранения ценности информации в момент ее использования 5. Своевременность – поступление информации не позже установленного времени для решения данной задачи 6. Точность – степень близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления7. Достоверность – отражение реально существующих объектов с необходимой точностью 8. Устойчивость – способность реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точностиЭкономическая информация – совокупность сведений, отражающих социальноэкономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере Экономическая информация – это информация, которая возникает при подготовке и в процессе производственнохозяйственной деятельности для управления этой деятельностьюНа уровне предприятия экономическую информацию представляют: Технические характеристики средств производства; Описание технологии и условий производства; Цены, объемы спроса; Сведения об оборотных средствах; Сведения о кадровом составе; Нормативные документы и т.п.Виды экономической информации 1. Входящая 2. Нормативно-справочная 3. Учетная 4. Прогнозная и плановая информация 5. Оперативная 6. ОтчетнаяВходная Первичная: ставка рефинансирования, объем активов и пассивов, кредитов и депозитов, нормы выплат по ним и т.д. Внешняя Директивная: Осведомляющая: налоги, планы, задания, выделенные лимиты и т.д от вышестоящих организаций и предприятий, связанных с объектом управленияНормативно-справочная информация (более 60 % всей информации предприятия) Трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, номенклатурные справочники и т.д Характеризуется стабильностью, организована в большие массивыУчетная информация Относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям: данные о фактическом выпуске продукции, стоимости, номенклатуры, затратах, начисленной заработной плате и т.д. Описывает свершившиеся процессы и реально существующие условия Требует первоочередной автоматизацииПрогнозная и плановая информация На основе справочно-нормативной и учетной информации производится регулирование, анализ, прогнозирование и др. Окончательный итог обработки – получение выходных данных (отчетов)Характеристики экономической информации 1. Корректность – форма и содержание обеспечивают однозначное восприятие информации всеми потребителями 2. Ценность – степень способствования достижению целей и задач потребителя информации 3. Достоверность – связь содержательной стороны информации с реальным состоянием объекта4. Точность – мера удаленности (близости) информации об объекте с реальным состоянием объекта 5. Актуальность – соответствие реальному состоянию объекта в данный момент времени 6. Полнота – отражение достаточности или недостаточности для принятия решения

en.ppt-online.org

Офисные информационные технологии - презентация онлайн

1. Офисные информационные технологии

Офисные информационны е технологииИнформационные технологии (ИТ) – операции над данными и информацией – хранение, обработка, передача или обмен.

3. Свойства информационных технологий

позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессыявляются важными элементами других более сложных производственных или же социальных процессов. играют важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации.занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры. играют ключевую роль также и в процессах получения и накопления новых знаний. их использование может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечестваИнформационная система – набор аппаратно-программных комплексов и разнообразных ресурсов-обеспечений, служащих определенным информационным и управленческим целямТермин Информатика возник в 60-х гг. во Франции для названия области, занимающейся автоматизированной обработкой информации с помощью ЭВМ В англоязычных странах этому термину соответствует – computer science (наука о компьютерной технике)

9. Инфоpматика — это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также з

Инфоpматика — это основанная на использовании компьютерной техники дисциплина, изучающая структуру и общие свойства информации, а также закономерности и методы её создания, хранения, поиска, преобразования, передачи и применения в различных сферах человеческой деятельности.Информатика - наука, изучающая способы автоматизированного создания, хранения, обработки, использования, передачи и защиты информации Информация- набор символов, графических образов или звуковых сигналов, несущих определенную смысловую нагрузкуСтруктура информатики как отрасли, науки и прикладной дисциплины Информатика Технические Программные Алгоритмические средства средства средства Hardware Отрасль народного хозяйства Software Фундаментальная наука Brainware Прикладная дисциплинаОтрасль народного хозяйства Производство технических средств Производство программного обеспечения Разработка технологий обработки информации Фундаментальная наука Прикладная дисциплина Методология создания информационного обеспечения Изучение закономерностей в информационных процессах Теория информационных систем и технологий Создание информационных моделей коммуникаций Разработка информационных систем и технологийФункция информатики – разработка методов и средств преобразования информации и их использовании в организации технологического процесса обработки информацииЗадачи информатики 1. Исследование информационных процессов любой природы 2. Разработка технических средств и новых технологий обработки информации на основе результатов исследования информационных процессов 3. Решение научных и инженерных проблем создания, внедрения и эффективного использования компьютерной техники и технологий для решения прикладных задачОсновной ресурс информатики – информация Информация (от лат. разъяснение, осведомление, изложение) Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, полноты знанийИнформация – это некоторая упорядоченная последовательность сообщений, отражающих, передающих и увеличивающих наши знания. Информация актуализируется с помощью различной формы сообщений – определенного вида сигналов, символов.

17. Основные свойства информации: полнота; актуальность; адекватность; понятность; достоверность; массовость; устойчивость; ценность и др.

Адекватность информации – это предельный уровень соответствия создаваемого с помощью полученной информации образа реальному объекту, процессу, явлению и т. п.

19. Информация классифицируется 1. по отношению к источнику или приемнику входная выходная внутренняя.

2. По отношению к конечному результату: - исходная, промежуточная и результирующая. 3. По ее изменчивости: - постоянная, переменная и смешанная.4. по стадии ее использования: - первичная и вторичная. 5. по ее полноте: избыточная, достаточная и недостаточная. 6.по доступу к ней: - открытая и закрытая.4 подхода к определению понятия информация 1. Количественный (синтаксический) информация - это любое сообщение, любая (произвольная) последовательность символов 2.Семантический (смысловой) информация – смысл сообщения, полученный в результате его интерпретации.3. Прагматический информация – сообщение, которое имеет ценность, значимость для субъекта Информация, не обладающая ценностью, называется тривиальной 4. Статистический информация – сообщение о состоянии системы, уменьшающее неопределенность знаний о нейДля измерения информации вводятся параметры: - количество информации I - объем данных VДМеры информации Синтаксическая Семантическая Прагматическая Объем данных VД Количество информации I Ценность использования Iс Количество информации I Синтаксическая мера информации Объем данных VД в сообщении измеряется количеством символов (разрядов) в этом сообщении Двоичная система счисления: единица измерения – бит (bit – binary digit – двоичный разряд), байт – 8 бит Десятичная система счисления: единица измерения – дит (десятичный разряд)Количество информации I на синтаксическом уровне определим с помощью понятия неопределенность состояния системы энтропия системы- некоторая система Н( ) – мера неосведомленности (неопределенности) о системе Н ( ) – неопределенность состояния системы после получения сообщения I ( ) – количество информации о системе, полученной в сообщении (уменьшение неопределенности состояния системы) I ( ) = Н( ) - Н ( )Энтропия системы может рассматриваться как мера недостающей информации Энтропия системы Н( ), имеющая N возможных состояний по формуле Шеннона n Н ( ) P i log P i i 1 Pi –вероятность того, что система находится в i-м состоянииСемантическая мера измерения информации Для измерения смыслового содержания информации используется понятие тезаурус пользователя Тезаурус – совокупность сведений, которыми располагает пользователь или системаКоличество семантической информации Iс потребитель приобретает когда поступающая информация ему понятна и несет ему новые сведения (их нет в его тезаурусе Sp) Iс Iс =f(Sp ) Sp опт SpПрагматическая мера информации Прагматическая мера определяет полезность информации (ценность) для достижения пользователем поставленной цели Например, в экономической системе ценность информации можно определить приростом экономического эффекта функционирования от использования этой информации для управления системойПотребительские показатели качества информации 1. Репрезентативность – правильность отбора и формирования информации для адекватного отражения свойств объекта 2. Содержательность – отражение семантической емкости информации 3. Полнота – минимальный, но достаточный для принятия решения набор показателей4. Актуальность – степень сохранения ценности информации в момент ее использования 5. Своевременность – поступление информации не позже установленного времени для решения данной задачи 6. Точность – степень близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления7. Достоверность – отражение реально существующих объектов с необходимой точностью 8. Устойчивость – способность реагировать на изменение исходных данных без нарушения необходимой точностиЭкономическая информация – совокупность сведений, отражающих социальноэкономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере Экономическая информация – это информация, которая возникает при подготовке и в процессе производственнохозяйственной деятельности для управления этой деятельностьюНа уровне предприятия экономическую информацию представляют: Технические характеристики средств производства; Описание технологии и условий производства; Цены, объемы спроса; Сведения об оборотных средствах; Сведения о кадровом составе; Нормативные документы и т.п.Виды экономической информации 1. Входящая 2. Нормативно-справочная 3. Учетная 4. Прогнозная и плановая информация 5. Оперативная 6. ОтчетнаяВходная Первичная: ставка рефинансирования, объем активов и пассивов, кредитов и депозитов, нормы выплат по ним и т.д. Внешняя Директивная: Осведомляющая: налоги, планы, задания, выделенные лимиты и т.д от вышестоящих организаций и предприятий, связанных с объектом управленияНормативно-справочная информация (более 60 % всей информации предприятия) Трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, номенклатурные справочники и т.д Характеризуется стабильностью, организована в большие массивыУчетная информация Относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям: данные о фактическом выпуске продукции, стоимости, номенклатуры, затратах, начисленной заработной плате и т.д. Описывает свершившиеся процессы и реально существующие условия Требует первоочередной автоматизацииПрогнозная и плановая информация На основе справочно-нормативной и учетной информации производится регулирование, анализ, прогнозирование и др. Окончательный итог обработки – получение выходных данных (отчетов)Характеристики экономической информации 1. Корректность – форма и содержание обеспечивают однозначное восприятие информации всеми потребителями 2. Ценность – степень способствования достижению целей и задач потребителя информации 3. Достоверность – связь содержательной стороны информации с реальным состоянием объекта4. Точность – мера удаленности (близости) информации об объекте с реальным состоянием объекта 5. Актуальность – соответствие реальному состоянию объекта в данный момент времени 6. Полнота – отражение достаточности или недостаточности для принятия решения

ppt-online.org

Информационные технологии электронного офиса

Информационные технологии оказывают огромное влияние посредством дистанционного обучения, компьютерных игр, компьютерных видеофильмов и др.;

Социальное влияние информационных технологий будет заключаться в синтезе западной и восточной мысли.

Информационные технологии обеспечивают пользователю:

−повышение персональной продуктивности;

−информационное взаимодействие с другими людьми;

−развитие творческих способностей;

−экономию времени;

−получение и распространение знаний.

Информационные технологии обеспечивают компаниям:

•повышение эффективности работы предприятия;

•получение и сохранение преимуществ в конкурентной борьбе;

•расширение внутренних и международных экономических связей;

•прогнозирование поведения рынка;

•поиск способов выхода их кризиса.

ЛЕКЦИЯ 3. ТЕХНОЛОГИИ ИНТЕГРИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ

Информационные технологии общего назначения обеспечивают выполнение различных расчетов и рутинных функций самого широкого спектра и поэтому в той или иной степени нужны каждому пользователю компьютера независимо от его профессии. Они обеспечивают заботу с текстом, таблицами, числовыми, аудио- и видеоданными, графическими образами, пространственными и географическими данными. Они позволяют обмениваться любыми типами данных с удаленными пользователями, хранить и предоставлять пользователю данные в виде, удобном для обработки или принятия управленческих решений.

Такие функции, как работа с текстом, электронными таблицами, хранение данных в локальной базе, подготовка иллюстративного материала, работа с графическими образами, обмен данными с удаленными пользователями и создание web-страницреализовались в виде отдельных пакетов прикладных программ (приложений). Приложение реализует одну или несколько информационных технологий обработки, хранения, передачи данных. Наиболее употребительные технологии объединены в пакет, называемый электронным офисом. Каждая функция в электронном офисе реализована как отдельноеофисное приложение. На рынке конкурируют электронные офисы фирм Microsoft, Lotus, Sun.

Для работы с графическими образами созданы графические процессоры.

Наиболее известны Visio, Corel Draw, Adobe PhotoShop.

Рассмотрим состав пакета электронного офиса и общую характеристику технологий на примере наиболее популярного MS Office 2000. Он содержит: Word (текстовый процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления базой данных), PowerPoint (подготовка презентаций), Outlook Express (электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage (средство создания Web-узлов),Publisher (настольная издательская система), PhotoDraw (редактор деловой графики и изображений).

Определение

Word – текстовый процессор – наиболее широко используемое приложение, так как писать и оформлять тексты требуется многим пользователям. Раньше подобные

17

программы назывались текстовыми редакторами, но сегодня этот термин не отражает предоставляемые ими возможности.

Технологии Word помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т. д.) позволяют создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации, и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объема, т. е. Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Определение

Excel – табличный процессор – предоставляет технологии для выполнения экономических расчетов над данными, записанными в табличном виде. Он позволяет составлять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. С помощью его можно осуществлять интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии. Примерами применения Excel являются задачи учета, планирования, статистики, вычисления аналитических данных.

Access – система управления базами данных– реализует технологии структурирования информации посредством гипертекстовой технологии. Он работает с таблицами, как и Excel, но при этом данные могут быть связаны между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками, что позволяет выполнять различные запросы. Access относится к классу «настольных» систем управления базами данных (СУБД) и может использоваться для создания локальных баз данных, каталогов по различным тематикам.

PowerPoint – подготовка презентаций – предоставляет средства для подготовки презентаций лекций и выступлений, иллюстративного материала для визуального отображения основных тезисов текстовых докладов. Подобные программы появились недавно. Они основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подготовить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т. д.

Outlook Express – почтовая система и персональный диспетчер– обеспечивает технологии обмена данными между удаленными пользователями. Он включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную почту и другие технологии. С его помощью можно осуществить конвергенцию (слияние, объединение) текстового процессора, электронной почты, технологий индивидуального и группового планирования заданий. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и выбрать наиболее удобное для всех время проведения совместных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане тут же появится уведомление о запланированном событии.

FrontPage – технология создания иподдержкиweb-узлов.

Web-узел – набор специально оформленныхweb-страниц,связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоении первых шаговweb-дизайнаи создатьweb-узелв локальной сети и Интернет.

Publisher – настольная издательская система – выполняет многие технологии

Word (формирование содержания документа). Результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: красочные буклеты, каталоги, пригласительные билеты, меню для приемов, поздравительные адреса и т. д.

18

PhotoDraw – редактор деловой графики И изображений– позволяет создавать и редактировать изображения: фото, презентации, дизайн Web-узла, печатных изделий и т. д. Для обработки графических образов созданы графические процессоры.

Во всех приложениях используется технология OLE (Object Linking and Embedding – привязка и встраивание объектов), которая позволяет связывать объекты, созданные разными приложениями в единый документ. При этом объектом может являться само приложение, текст, документ, рисунок, таблица и т. д.

Технология OLE обеспечивает перемещение и формирование составных документов из разных приложений. Возможны две составляющие этой технологии: привязка и встраивание. Если один объект привязан к другому, то изменение оригинала приводит к изменению привязанного объекта. Если объектпривязан к нескольким документам, то изменения оригинала вносятся во все привязанные объекты. Если объектвстроен в документ, то изменения оригинала не приводят к изменению встроенного объекта. Привязанные и встроенные объекты можно редактировать в объединенном документе (не в оригинале).

Корпорация Microsoft усовершенствовала технологию OLE для объединения объектов в сети Интернет.

Технологии обработки графических образов

Потребность использования графиков, диаграмм, схем, рисунков, этикеток в произвольный текст или документ вызвала необходимость создания графических процессоров. Графические процессоры представляют собой инструментальные средства, позволяющие создавать и модифицировать графические образы с использованием следующих типов информационных технологий:

•коммерческой графики;

•иллюстративной графики;

•научной графики;

•когнитивной графики.

Определение

Информационные технологии коммерческой (или деловой), графики

обеспечивают отображение информации, хранящейся в табличных процессорах, базах данных и отдельных локальных файлах в виде двухили трехмерных графиков, круговой диаграммы, столбиковой гистограммы, линейных графиков и др. Они включаются в состав офисных приложений, многих интегрированных технологий и систем.

Информационные технологии иллюстративной графики позволяют создавать иллюстрации (деловые схемы, эскизы, географические карты и т. д.) для различных текстовых документов в виде регулярных структур – различные геометрические фигуры (так называемая «векторная графика») и нерегулярных структур – рисунки пользователя («растровая графика»). Процессоры, реализующие иллюстративную растровую графику, дают возможность пользователю выбрать толщину и цвет линий, палитру заливки, шрифт для записи и наложения текста, включить созданные ранее графические образы. Кроме этого, пользователь может стереть, разрезать рисунок и перемещать его части, создавать и просматривать изображения в режиме слайдов, спецэффектов, оживлять их. Эти средства включены в офисные приложения PowerPoint, FrontPage и обеспечиваются графическими процессорами Visio, Corel Draw, Adobe, Photoshop, 3d Studio и др.

ИТ научной графики предназначены для оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы, а также могут быть

19

использованы в картографии и других сферах. Для их реализации используются средства векторной и когнитивной графики.

Когнитивная графика – совокупность приемов и методов образного представления условий задачи, которая позволяет сразу увидеть решение либо получить подсказку для его нахождения. Она позволяет образно представить различные математические формулы и закономерности для доказательства сложных теорем. Открывает новые возможности для познания законов функционирования сознания – этой наиболее сложной и сокровенной тайны мироздания.

Когнитивные компьютерные средства представляют собой комплекс виртуальных устройств, программ и систем, реализующих совокупную обработку зрительной информации в виде образов, процессов, структур, позволяющих средствами диалога реализовать методы и приемы представления условий задачи или подсказки решения в виде зрительных образов. Виртуальное устройство является функциональным эквивалентом устройства, предоставляемого пользователю независимо от того, имеется ли данное устройство в системе или нет.

Когнитивная графика используется в информационном моделировании, интеллектуальных информационных технологиях, системах поддержки принятия управленческих решений и т. д.

Гипертекстовая технология

Определение

Способ хранения информации в виде отчетов, докладов, файлов и т. д. не удобен, так как приводит к значительным потерям времени при поиске связанных единой тематикой или смыслом данных. Поэтому был разработан метод размещения информации по принципу ассоциативного мышления. Он заключается в построении смысловых (ассоциативных) связей между сходными, близкими понятиями, темами, идеями. Этот метод был реализован в шестидесятых годах прошлого столетия Теодором Нельсоном и назван гипертекстовой технологией. Текст, представленный посредством гипертекстовой технологии, называют гипертекстом.

Обычно любой текст в компьютере представляется как одна строка символов, которая читается в одном направлении, т. е. он не имеет структуры. Гипертекстовая технология заключается в том, чтобы представить его в виде иерархической структуры типа граф или сети. Для этого материал текста делится на фрагменты (страницы, статьи, файлы), которые тоже могут не иметь структуры. Каждый фрагмент дополнен связями с другими фрагментами, что позволяет уточнить информацию об изучаемом предмете и двигаться по тексту в одном или нескольких направлениях по выбранным связям.

При установлении связей можно опираться на разные основания (ключи). Ключи должны отражать смысловую, семантическую близость связываемых фрагментов. Следуя по ключу можно получить более подробные или сжатые сведения об изучаемом объекте. При этом можно читать весь текст, или осваивать материал, пропуская известные подробности. Текст теряет свою замкнутость, становится принципиально открытым, в него можно вставлять новые фрагменты, указывая для них связи с имеющимися фрагментами, или убирать ненужные сведения. Структура текста (базы данных, любого другого материала) не разрушается, и вообще у гипертекста нет раз и навсегда заданной структуры.

Определение

Таким образом, гипертекстовая технология – это технология

представления неструктурированной свободно наращиваемой информации.

20

Этим она отличается от других технологий, где создаются модели структурирования данных, например, в базах данных.

Обработка гипертекста открыла новые возможности освоения информационного материала, отличающиеся от традиционного. Вместо поиска информации по ключу (например, по запросу в базах данных) гипертекстовая технология предлагает перемещение по ключу от одних объектов информации к другим с учетом их смысловой, семантической близости.

Определение

Гипертекстовая технология ориентирована на обработку информации не вместо человека, а в месте с человеком, т. е. становится авторской. Удобство ее использования состоит в том, что пользователь сам определяет подход к изучению или созданию материала с учетом своих индивидуальных способностей, знаний, уровня квалификации и подготовки. Гипертекст содержит не только информацию, но и аппарат ее эффективного поиска для перемещения.

Структурно гипертекст состоит из информационного материала, тезауруса гипертекста, списка главных тем и алфавитного словаря.

Информационный материал подразделяется на информационные статьи, состоящие из заголовка статьи и текста. Информационная статья может представлять собой файл, закладку в тексте,web-страницуи др. Заголовок (имя файла) – это название темы или наименование описываемого в информационной статье понятия. Текст информационной статьи содержит традиционные определения и понятия, т. е. содержит описание темы. Он должен быть легко обозримым, чтобы пользователь мог понять, стоит ли его внимательно читать или перейти к другим, близким по смыслу статьям. Текст, включаемый в информационную статью, может сопровождаться пояснениями, числовыми и табличными примерами, документами, рисунками, диаграммами, объектами реального времени (аудио и видео).

В тексте информационной статьи выделяются ключи, илигиперссылки, являющиеся заголовками связанных информационных статей, в которых может быть дано определение, разъяснение или обобщение выделенного понятия. Ключи должны визуально отличаться (подсветка, выделение, другой шрифт и т. д.) от остального текста. Ключом может служить слово или предложение. Они обеспечивают ассоциативную, семантическую, смысловую связь или отношение между информационными статьями.

Определение

Тезаурус гипертекста – это автоматизированный словарь, отображающий семантические отношения между информационными статьями и предназначенный для поиска слов по их смысловому содержанию. Термин «Тезаурус» был введен для названия энциклопедии. С латыни этот термин переводится как сокровище, запас, богатство.

Тезаурус гипертекста состоит из тезаурусных статей. Тезаурусная статья имеет заголовок и список заголовков родственных тезаурусных статей, где указаны тип родства и заголовки информационных статей. Заголовок тезаурусной статьи совпадает с заголовком информационной статьи. Тип родства или отношений определяет наличие или отсутствие смысловой связи. Существуют референтные и организационные типы связи родства, или отношений.

Референтные отношения указывают на смысловую, семантическую, ассоциативную связь двух информационных статей. В информационной статье, на которую сделана ссылка, может быть дано определение, разъяснение, понятие, обобщение, детализация понятия, выделенного в качестве ключа. Референтные

21

отношения реализуют семантическую связь типа: род – вид, вид – род, целое – часть, часть – целое. Пользователь получает более общую информацию по родовому типу связи, а по видовому – более детальную информацию без повторения общих сведений из родовых тем. Тем самым глубина индексирования текста зависит от родовидовых отношений.

Рассмотрим пример референтных связей. Приложение Excel предоставляет пользователю несколько типов функций. По ключевому слову ФУНКЦИЯ на экране появляется список типов функций. Выбрав тип функции, например ФИНАНСОВЫЕ ФУНКЦИИ, пользователь видит список финансовых функций. Выбрав наименование финансовой функции (например, БЗ – определение вклада), пользователь получает информацию о том, что является результатом функции (значение вклада) и какие параметры надо задать для его вычисления.

К организационным отношениям относятся те, для которых нет ссылок с

отношениями род – вид, целое – часть, т. е. между информационными статьями нет смысловых связей. Они позволяют создать список главных тем, оглавление, меню, алфавитный словарь.

На основе референтных и организационных отношений может быть построена гипертекстовая модель текста (не структурируемого материала). Гипертекстовая модель изображается в виде сети или графа. Модель референтных отношений обычно изображается сетью. Модель организационных отношений изображается в виде графа или сети. В вершинах сети или графа (узлах) находятся заголовки информационных статей (имена файлов, страниц, закладок). Ребро определяет ключ (гиперссылку) для связи с другой информационной статьей, т. е. ключ служит указателем заголовка в списке заголовков тезаурусной статьи. Тем самым тезаурус гипертекста реализует поисковый аппарат по смысловым и организационным связям.

Пример гипертекстовой модели приведен на рис. 2.1. Для простоты изложения информационная статья примера содержит одну фразу, в которой выделены ключи. В скобках дан заголовок информационной статьи (имя файла). Текст информационных статей примера приведен ниже.

Институт состоит из факультетов (ИНСТ)

На факультете обучаются студенты разных курсов (ФАК) Курс – одна или более групп студентов (КУРС)

Группа состоит из нескольких студентов (ГР) Студент – тот, кто учится в институте (СТУД)

В примере тезаурусная статья ИНСТ (ФАК) содержит список из одного заголовка ФАК, на которое указывает ключевое слово ФАКУЛЬТЕТ. А список тезаурусной статьи ФАК(СТУД, КУРС) содержит два имени. По ключевому слову СТУДЕНТ будет выбрана информационная статья СТУД, по ключевому слову КУРС – информационная статья КУРС. В данном примере все ссылки – референтные.

22

studfiles.net


Смотрите также