52. Офисное оборудование. Ксерокс. Факсимильный аппарат. Автоответчик Сервисное обеспечение оргтехники. Обеспечение офисной техникой


52. Офисное оборудование. Ксерокс. Факсимильный аппарат. Автоответчик Сервисное обеспечение оргтехники.

Копировальный аппарат (копир; ксерокс; копировально-множительный аппарат) — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других материалах. В отличие от полиграфических машин может использоваться для изготовления малых тиражей книг, брошюр и пр. Помимо специальных машин, к копировальным аппаратам можно отнести факсимильный аппарат, дупликатор и соединённые между собой сканер и принтер.

По способу обработки изображения копировальные аппараты делятся на аналоговые и цифровые. Они различаются по способу передачи изображения от оригинала к копии. В аналоговых аппаратах (электрографических) свет, отражённый от оригинала через систему движущихся зеркал и объектива передаётся на фотобарабан. В цифровых — изображение с оригинала сначала сканируется с помощью линейки фоточувствительных элементов (фотодиодов) в память контроллера, обрабатывается по определённому алгоритму, а затем выводится на печать через принтер, являющийся, в данном случае, неотъемлемой частью копировального аппарата («МФУ», «МФА» или «МФП»).

Цифровые копировальные аппараты делятся на монохромные и полноцветные.

Сканер — устройство для считывания текстовой или графической (рисунок, фотография) информации с оригинала и ввода ее в компьютер. Сканеры переносят информацию с бумажных документов в память компьютера, т. е. создают оцифрованное изображение. Принцип действия сканера следующий: световой поток, создающийся лампой холодного свечения, отражается от оригинала и считывается датчиком. Затем считанная и оцифрованная информация посылается в компьютер.

После оцифровки текста он представляется в виде изображения, и необходимо провести его распознавание. Для этого применяются несколько программ распознавания оптических образов. Пакет распознавания — специальная компьютерная программа, позволяющая перевести отсканированное графическое изображение текста в текстовый формат.

Факс — это устройство факсимильной передачи изображения по телефонной сети. Модем, который может передавать и получать данные, как факс, называется факс-модемом. Передача изображений по телефонным каналам называется факсимильной службой. Для обеспечения факсимильной передачи необходим факсовый аппарат или компьютер, снабженный факс-модемом.

В процессе факсимильной передачи в точке возникновения (источнике информации) осуществляются ее считывание, кодирование и отправка, а на принимающем устройстве — прием, декодирование (расшифровка) и вывод информации.

Широко используемые в настоящее время модели требуют присутствия человека при отправке и приеме. Однако новые модификации факсимильных аппаратов автоматически определяют тип сигнала — голосовой или цифровой (факсовое сообщение) и переключаются на прием факса автоматически.

Факсимильные аппараты выполняют дополнительные функции: распечатку сообщения об отправке или, наоборот, выясняют причину неотправки, лист соединений (звонков) и др. Для вывода информации на принимающем аппарате используется факс-бумага, которая позволяет на одной из ее сторон выводить получаемое сообщение.

Назначение факсимильной связи - передача на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, схем, фотоснимков и т.п. Но существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов,

В основу факсимильной связи положен метод передачи временной последовательности электрических сигналов, характеризующих яркость отдельных элементов передаваемого документа. Разложение передаваемого изображения на элементы называется разверткой, a просмотр и считывание этих элементов - сканированием.

Для организации факсимильной связи используют чаще всего телефонные каналы, реже - телеграфные каналы и радиоканалы связи. Важное достоинство факсимильной связи - полная автоматизация передачи, включая считывание информации с документов.

Факсимильные аппараты имеют следующие сервисные возможности:

- режим копирования документов;

- наличие телефонной трубки и возможности переключения в режим голосовой связи, а иногда и наличие дополнительного телефонного канала, позволяющего одновременно с передачей факса вести разговор;

- подключение факсимильного аппарата к компьютеру;

- оперативная память до нескольких мегабайт и внешнюю память - десятки мегабайт;

- наличие автоответчика, посылающего в линию записанное ранее сообщение, принимающего и сохраняющего полученное сообщение для последующего прослушивания;

- память номеров для соединения с приоритетными абонентами;

- память листов документа, которые могут быть записаны в память при отсутствии или неожиданном окончании бумаги;

- наличие электронного телефонного справочника номеров и адресов абонентов;

- наличие жидкокристаллического дисплея, отображающего режимы работы;

- наличие спикерфона – дуплексного громкоговорителя и микрофона;

- передача сообщения с задержкой ("отсроченная передача") и передача по внешнему запросу;

- полинг - приглашение нужной станции к передаче сообщения;

- автоматическая рассылка факсов в ночное время;

- сортировка факсов по конфиденциальным почтовым ящикам;

- автоподача документов и бумаги;

- автоотрезка рулонной бумаги и др.

Широко используются радиофаксы; имеются многоканальные системы подвижной радиофаксимильной связи, включающие стационарную базовую станцию и подвижные радио факсы, устанавливаемые в автомобилях (правда, как показывает практика, автомобильные радиотелефоны и радиофаксы нередко являются причиной дорожно-транспортных происшествий).

Телефонный автоответчик — встроенное в телефон или присоединённое к телефону устройство, которое позволяет автоматически записывать входящие звонки в отсутствие абонента.

Автоответчики с одной кассетой записывают приветствие и входящие сообщения на одну и ту же кассету – это приводи к дополнительным задержкам времени на перемотку ленты. После проигрывания приветствия автоответчик должен промотать уже записанные ранее поступившие сообщения, а затем записать новое сообщение. После этого перемотать ленту назад, подготавливаясь к приему нового вызова. При частых входящих вызовах (звонках) такой автоответчик может быть не сразу готов к воспроизведению и записи информации. Данного недостатка лишены двухкассетные и кассетно-цифровые автоответчики.

Использование в автоответчиках электронных методов записи позволило реализовать в них ещё одну удобную функцию – персональные голосовые ящики. В этом случае каждому пользователю автоответчика отводится часть всей имеющейся емкости памяти, в которую записываются адресованные только ему сообщения. Доступ в персональный ящик закрывается индивидуальным паролем. При этом позвонивший может оставить свое сообщение в любом из персональных ящиков, а вот прослушать его сможет только пользователь ящика, знающий пароль доступа (на самом автоответчике либо дистанционно).

У цифровых автоответчиков по сравнению с кассетными есть один существенный недостаток: сохранение сообщений в памяти не так надежно и её труднее перенести из автоответчика куда-либо и сохранить на длительное время. В подавляющем большинстве современных цифровых автоответчиков используются энергозависимые чипы памяти. И хотя практически во всех них есть возможность установки резервной батареи, но она позволяет сохранить сообщения при отключении от сетевого питания всего лишь несколько часов. Чип памяти запаян внутрь и его нельзя вынуть из автоответчика как кассету и прослушать затем на бытовом магнитофоне или диктофоне. Лишь редкие автоответчики имеют аудио-разъём для перезаписи информации на магнитофон или компьютер.

Часто автоответчики используются как автоинформаторы – только для проигрывания исходящего сообщения, без записи входящих – рассказывают об услугах различных фирм при звонке на них в нерабочее время.

Большинство автоответчиков снабжается индикаторами поступивших сообщений. Они разнообразны по исполнению – от одно-двухразрядных светодиодных индикаторов, показывающих только количество сообщений до многострочных ЖК-дисплеев в дорогих моделях, на которых индицируется текущее время, количество сообщений и другая полезная информация.

Подавляющее большинство автоответчиков имеют функцию дистанционного управления. С помощью неё, находясь удаленно, можно позвонить на автоответчик и прослушать поступившие сообщения, а также стереть их, перезаписать свое приветствие или подать иные команды управления автоответчиком. Управление осуществляется тональным набором. Перед командами управления вводится пароль, состоящий из 1-4 цифр в зависимости от типа автоответчика.

Обычно операторы сотовой связи предоставляют своим абонентам услугу «автоответчик». Автоответчик сотовой связи находится не в сотовом телефоне абонента а на коммутационном оборудовании сотового оператора, что удобно потому, что автоответчик принимает звонки и сообщения не только, когда владелец телефона не может или не хочет снять трубку, но и когда его аппарат недоступен. Если автоответчик принял звонок, то абоненту автоматически приходит СМС-сообщение о том, что автоответчик принял звонок, сообщение. Для прослушивания сообщения хозяину автоответчика нужно позвонить на специальный номер, по которому он может прослушать сообщения и узнать время оставления каждого сообщения и телефонные номера оставивших сообщения.

studfiles.net

1.3 Классификация офисной техники. Правила организации делопроизводства и работы с офисной техникой

Похожие главы из других работ:

Анализ деятельности предприятия "Бипэк-Авто"

3. Техники безопасности на предприятии

Цель проведения инструкции по противопожарному режиму - дать работникам в ТОО "Бипэк-Авто" Казахстан установленные правила поведения граждан, порядок организации производственной и хозяйственной деятельности, условия содержания сооружений...

Анализ деятельности Тираспольского колледжа бизнеса и сервиса

5. СОБЛЮДЕНИЕ ОХРАНЫ ТРУДА И ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ

На администрацию колледжа возложена обязанность проведения инструктажа работников по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда...

Анализ организационно-технологического уровня производства

1.2 Комплексный анализ уровня техники и технологии

Факторы, определяющие научно-технический уровень производства, зависят от масштаба и типа производства, характера выпускаемой продукции и ее перспективности, состояния основных производственных фондов (ОПФ) и совершенства технологии...

Внутрифирменное планирование и управление

3.5 Качество, стандартизация и сертификация новой техники

Понятие «качество» включает в себя весь комплекс эксплуатационных характеристик и конструктивных особенностей товара, продукции. Качество продукции - важнейший показатель деятельности предприятия. Повышение качества продукции, в т.ч...

Возможно ли только электронное документирование

1.1 Документирование с применением электронно-вычислительной техники

Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е...

Документооборот в строительстве

Охрана труда и техники безопасности

Контроль охраны труда и техники безопасности осуществляется соответствующим отделом в организации. Инструкции по технике безопасности проводятся в установленном законе порядке...

Защита офисной информации

3. Обеспечение безопасности информации на наиболее уязвимых участках офисной деятельности

...

Организационная структура киностудии "Ленфильм"

2.5 Цех съемочной техники

Цех съемочной техники обеспечивает группы, снимающие в павильонах, интерьерах и на натуре, необходимой техникой и обслуживающим ее персоналом. Цех принимает участие в составлении технических заданий, консультирует конструкторские разработки...

Организация и управления производством

2.2 Характеристика новой техники

Под создание завода ЗАО “Саровгидромонтаж” как инициатор проекта выделяет комплекс зданий цеха изоляции труб, находящийся в его собственности в районе Промышленной зоны (Нижегородская область, город Саров, Южное шоссе, дом 24, строение 5)...

Планирование как функция менеджмента

1.3 Обзор техники и видов планирования

Планирование систематизируется по ряду признаков. Признак планирования указывает на область деятельности, к которой относится результат, задаваемый целевой установкой. Следовательно, масштаб цели характеризует уровень...

Правила ведения переговоров

1.5 Правила техники ведения переговоров

1. Следует избегать высказываний, принижающих личность партнера, следует привлечь светский этикет, вежливость и культурное отношение. В крайней форме - лучше прервать переговоры (не делать негативных оценок). 2...

Разработка мероприятий по повышению эффективности использования трудовых ресурсов на предприятии в связи со снижением объемов реализации товарной продукции

3.1.5 Применение современной техники

Позволяет повысить производительность труда, сократить затраты и облегчить труд работников предприятий массового питания, улучшить качество изделий и сократить время обслуживания клиентов...

Современный офис и его техническое оснащение

3. Офисные средства организационной техники

офис организационный рациональный информационный Современные средства связи (телефонное общение) Сейчас телефонная коммуникация - важнейшая часть человеческого общения вообще. Но особо важное значение она приобретает в деловом мире...

Сокращение инновационного цикла в условиях рынка

1.2 Опережающие развитие науки и техники

Стратегия Российской Федерации в области развития науки и инноваций на период до 2010 года (далее - Стратегия), разработанная в соответствии с решением Правительства РФ...

Технология принятия управленческого решения

3. Некоторые техники и средства принятия решений

Существует множество простых, наглядных средств, облегчающих применение структурированного подхода к принятию решений. Один из них - списки. Составление списков возможных вариантов решения может помочь при их уточнении. По крайней мере...

manager.bobrodobro.ru

Раздел 4. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления Лекция 4.1. Средства организационной техники в офисе

15

  1. Назначение средств организационной техники

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий, в том числе и средств организационной техники. При этом необходимо иметь в виду, что применение технических средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользова­телей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или авто­матизировать (в зависимости от типа технических средств) практичес­ки все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Послед­няя из указанных является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Средства механизации и автоматизации управленческого и ин­женерно-технического труда называются средствами организацион­ной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособле­ний, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем ме­сте, называют малой оргтехникой. Принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с вы­бранным признаком. Наиболее распространенной является классифи­кация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехни­ки. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.

Исключительно прогрессивное развитие средств информацион­ных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внед­рять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной си­стемы будет осуществляться с помощью электронных коммуникаци­онных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации - с помощью современного копировального оборудования, позволяю­щего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишной») обработке и т.д.

studfiles.net


Смотрите также