Офисные информационные системы. Информационные офисные системы


Дополнительный материал Офисные информационные системы

  1. АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ

Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

Руководителям:

  • создавать (регистрировать) новые карточки документов,

  • создавать (регистрировать) новые поручения,

  • отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

  • контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,

  • контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,

  • осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,

  • фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),

  • осуществлять поиск поручений по различным критериям,

  • просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

  • выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,

  • выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,

  • просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

Исполнителям:

  • получать новые поручения от руководства,

  • контролировать сводное состояние своих текущих поручений,

  • осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

  • фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),

  • осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,

  • просматривать архив выполненных поручений,

  • выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,

  • выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

Преимущества АСКИД:

1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства.

2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.

3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений

4. Обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов (рис.2 прил.1).

  1. БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…»

Главными результатами внедрения системы являются:

  • повышение управляемости организации;

  • новый уровень исполнительской дисциплины;

  • поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия;

  • повышение скорости принятия решений;

  • создание условий для обмена знаниями и информацией;

  • совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт [15]:

Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

  • средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

  • поддержка сложных маршрутов согласования документов;

  • развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

  • надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

  • наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

  • простота освоения пользователями;

  • успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

  1. Optima Workflow, разработчик - компания Оптима

Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, ти­ражирования и хранения документов или иных ин­формационных объектов, а также для автоматиза­ции основных процедур современного делопроиз­водства и организации документооборота. В сос­тав системы Optima Workflow входят пять програм­мных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­ти от методов организации процессов документо­оборота и создания рабочих мест пользователей.

Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

  • централизованное хранение документов в электронном виде;

  • формализацию процедур создания и обработ­ки документов;

  • наличие case-подобного графического редак­тора для описания процессов движения доку­ментов и технологических операций на этапе работы с ними;

  • единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Конт­роль за исполнением документа реализован следующим образом: созда­ется специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз­накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас­сылается в адрес всех упомянутых в докумен­те контролеров, исполнителей и соисполните­лей. Уведомления рассылаются по электрон­ной почте MS Outlook/Exchange.

Система Optima Workflow содержит инструмен­ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра­ботки, настраиваемые на специфику организа­ции, и не предлагает каких-либо стандартных про­цедур.

Информации о наличии сертификата соответ­ствия ГСДОУ нет.

  1. ДЕЛО, разработчик – компания Электронные Офисные системы

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества системы:

Для руководителей различных уровней:

  • быстрый поиск документов;

  • отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

  • эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

  • сокращение сроков подготовки и согласования документов;

  • удобная работа над проектами документов;

  • получение сводных отчетов и журналов;

  • возможность делегирования полномочий.

  • Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

  • быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

  • отслеживание хода исполнения резолюций;

  • удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и их проектов;

  • журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

  • формирование отчетности.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).

Автоматизированная система «ДЕЛО»:

1. Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

2. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

3. Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

4. Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

5. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» – тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

  1. Система автоматизации делопроизводства на базе "АС-Архив",

разработчик – компания «АС»

Система предназначена для автоматизации регистрации, обработки и контроля исполнения документов для организаций различных сфер деятельности, в том числе и государственных структур.

«АС-Архив» обеспечивает решение следующих основных задач:

1. Ввод документов. Возможность сканирования бумажных документов из рабочего окна программы и ввод его электронной копии документов в хранилище электронного архива; пакетный ввод документов из файловой системы.

2. Регистрация и учет документов. Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов с использованием системы атрибутов и правил каталогизации документов в соответствии с нормативами организации делопроизводства. Единая система учета бумажных и электронных документов.

3. Ведение номенклатуры дел. Создание и оформление номенклатуры дел организации, формирование описей дел; учет местонахождения и выдачи дел и бумажных документов.

4. Хранение и учет электронных документов. Подключение к архиву электронных документов любых форматов; многопользовательский доступ к документам.

5. Систематизация документов в электронном каталоге. Управление взаимосвязями между документами на основе иерархии и ссылок между документами; работа со сложно-структурированными документами и комплектами документации.

6. Контроль исполнения. Обеспечение возможности назначения заданий для карточек документов, определения исполнителей документов, регистрации информации о текущем исполнении документа, построение отчетов по контролю исполнения.

7. Гибкий поиск. Быстрый поиск с использованием универсального визуального механизма; поиск по тексту документов; комбинирование условий и видов поиска с использованием логических операторов, возможность сохранять запросы и выполнять печать результатов поиска.

8. Защита документов. Обеспечение конфиденциальности документов, атрибутивной и служебной информации; - разграничение прав доступа к документам, карточкам документов и действиям, защита от непреднамеренного удаления, протоколирование работы пользователей.

9. Организация электронного делопроизводства. Электронное делопроизводство позволяет существенно повысить степень централизации информационных ресурсов предприятия. Не просто автоматизировать, а провести унификацию и синхронизацию наиболее трудоемких и рутинных операций по обработке потоков документов.

Организация электронного делопроизводства и документооборота позволяет обеспечить такие преимущества как:

  • существенное ускорение поиска документа по любым параметрам, поиск по тексту документа;

  • сохранность документов благодаря централизованному хранению электронных версий, исключение потери документов;

  • многопользовательский доступ к документам;

  • сохранность документов.

studfiles.net

Понятие электронного офиса.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офисавходят следующие аппаратные средства:

  • один или несколько ПК, возможно, объединенные в сеть – локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса,

  • печатающие устройства;

  • средства копирования документов;

  • модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).

  • сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

  • стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

  • проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис, как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области.

Основу интегрированного пакета (ИП) составляют:

  • текстовый редактор;

  • электронная таблица;

  • СУБД;

  • средства телекоммуникаций;

  • графические возможности, т.е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.

Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.

Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта

  • Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office)

  • Smart SuiteфирмыLotusDevelopment(в настоящее время подразделениеIBM)

  • Microsoft Office фирмы Microsoft.

Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет MicrosoftOffice.

Виртуальный офис.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальныхофисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

Вопросы.

1. Дайте понятие офиса.

2. Назовите информационные потоки в офисе.

3. Чем характеризуется электронный офис?

4. Что такое виртуальный офис?

5. Какие программные продукты используются в электронном офисе?

6. Какие аппаратные средства используются в электронном офисе?

7. Дайте понятие офиса как коммуникационной системы.

studfiles.net

Офисные информационные системы - презентация онлайн

1. Офисные информационные системы

ПОДГОТОВИЛИ СТУДЕНТЫ ГРУППЫ ИС 14-3: ЕРМАКОВ,ИЛЬЧЕНКО,ДЫМОВСКИХ.

2. История развития информационных систем. Основные процессы информационных систем.

В 50-е гг. - 60-е гг. - ЭВМ использовали только для вычисления, обрабатывались только числовые данные.

3. История развития информационных систем. Основные процессы информационных систем.

В 70-х - 80-х гг. Компьютеры обрабатываю текст и используются для работы с ним. Появились компьютеры обрабатывающие графику.

4. Офисные информационные системы

Современная офисная система - совокупность информационных технологий, ориентированная на совместное и скоординированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации.

5. Основные функции современной офисной системы:

- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс: - переход на использование безбумажной технологии; - автоматизация рутинных операций по обработке информации; - архивизация информации; - создание и поддержка приложений - обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации; - установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации; - обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям; - создание гибкой системы разделения и распределения информации; -организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах; - быстрая и надежная связь, и передача информации по каналам связи удаленным пользователям; - обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.

6. Основные функциональные подсистемы офисных информационных систем

Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности текстовыми процессорами, некоторые из них имеют специальные конверторы форматов для работы с информацией, подготовленной в другой среде Текстовые процессоры позволяют вводить и редактировать документы сложной структуры В некоторых офисных системах, кроме ручного, предусмотрен оптический ввод печатных или рукописных текстов с использованием программных средств распознавания символов

7. Основные функциональные подсистемы офисных информационных систем

Регистрация и учет документов могут быть реализованы средствами СУБД. Для этого необходимо определить перечень и формат представления информации, характеризующих документ (вид документа, дата поступления, входящий/исходящий номер, наименование, имя отправителя/получателя, краткое содержание). Для дальнейшего поиска необходимо определить поисковые критерии и слова.

8. Основные функциональные подсистемы офисных информационных систем

Документы ограниченного доступа могут подвергаться шифровке при вводе и передаются санкционированному исполнителю вместе с шифром Согласно информации, введенной администратором системы, осуществляются маршрутизация, пересылка и доступ к информации каждым санкционированным пользователем. В некоторых офисных системах применяется технология «публикации в сети», позволяющая санкционированным пользователям просматривать и аннотировать документ

9. Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет: Повысить эффективность управления компанией Улучшить делопроизводство Снизить расходы на ведение дел Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое. Важно отметить, что автоматизация — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно- штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

10. Спасибо за внимание

ppt-online.org


Смотрите также